საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ

სახელმწიფო სარეგისტრაციო კოდი 010.320.040.22.030.014.378

საქართველოს საგარეო საქმეთა

მინისტრის ბრძანება №79

2010 წლის 18 მარტი

ქ. თბილისი

საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ

„საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2005 წლის 16 ნოემბრის №206 დადგენილებით დამტკიცებული დებულების მე-5 მუხლის პირველი პუნქტის „დ“ ქვეპუნქტის საფუძველზე, ვბრძანებ:

1. დამტკიცდეს საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის თანდართული დებულება.

2. ძალადაკარგულად გამოცხადდეს:

ა) „საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საორგანიზაციო საქმეთა დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2009 წლის 2 მარტის №58 ბრძანება;

ბ) „საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საფინანსო-ეკონომიკური სამსახურის დებულების დამტკიცების თაობაზე“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2009 წლის 2 მარტის №52 ბრძანება.

3. ეს ბრძანება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.

გ. ვაშაძე

შეტანილი ცვლილებები:

1. საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2010 წლის 15 ივლისის ბრძანება  №166-სსმ III, №89, 21.07.2010; მუხ.1299

2. საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2012 წლის 1 მაისის ბრძანება №95 - ვებგვერდი, 03.05.2012წ.

3. საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2013 წლის 4 ივლისის ბრძანება №149 - ვებგვერდი, 05.07.2013წ.

 

საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის

დებულება

    მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს (შემდგომში – სამინისტრო) ადმინისტრაციული დეპარტამენტი (შემდგომში – დეპარტამენტი) არის სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფი, რომლის ძირითადი ამოცანაა სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, რაც მოიცავს სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციას, ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის მართვას, სამინისტროს არასაიდუმლო საქმისწარმოების ფუნქციების განხორციელებას, სამინისტროს სისტემის ფინანსურ და მატერიალურ-ტექნიკურ უზრუნველყოფას, აგრეთვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების დანერგვასა და გამოყენებას, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობას და შესრულების ორგანიზაციულ უზრუნველყოფას.

2. დეპარტამენტი თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს საქართველოს კონსტიტუციით, საქართველოს საერთაშორისო ხელშეკრულებებით, საქართველოს საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტებით და საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის (შემდგომში – მინისტრი) სამართლებრივი აქტებით.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2012 წლის 1 მაისის ბრძანება №95 - ვებგვერდი, 03.05.2012წ.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2013 წლის 4 ივლისის ბრძანება №149 - ვებგვერდი, 05.07.2013წ.

    მუხლი 2. დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციები

დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება;

ბ) საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება; დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში, სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების, ასევე საერთაშორისო ორგანიზაციებში საქართველოს ფინანსურ ვალდებულებათა შესრულების უზრუნველყოფა; სამინისტროს საფინანსო სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება;

გ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება; საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების, საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა; ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა;

დ) სახელმწიფო ბიუჯეტით განსაზღვრული ასიგნებების ფარგლებში „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ” საქართველოს კანონის შესაბამისად სამინისტროს საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვების დაგეგმვა, ორგანიზაცია და განხორციელება, განხორცი ე ლებული შესყიდვების მონიტორინგისა და კონტროლის უზრუნველყოფა, კანონით გათვალისწინებული ანგარიშგების წარმოება;

ე) სამინისტროს კომპიუტერული სისტემების, ლოკალური კომპიუტერული, სატელევიზიო, სატელეფონო და სხვა საკომუნიკაციო ქსელების ადმინისტრირება და მონიტორინგი, ბალანსზე რიცხული კომპიუტერული და ორგტექნიკის დიაგნოსტიკა და გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა; სამინისტროს თანამედროვე პროგრამული უზრუნველყოფა;

ვ) სამინისტროს უძრავი და მოძრავი ქონების მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება, განაწილება და კონტროლი; სამინისტროს სისტემაში შენობა-ნაგებობების დაპროექტების, მშენებლობის, კაპიტალური შეკეთებისა და სარეკონსტრუქციო სამუშაოთა ორგანიზება და მათი ტექნიკური ზედამხედველობა; შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, მათი ექსპლუატაცია, სანიტარიულ-ჰიგიენური, სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება;

ზ) მინისტრის ყოველდღიური საქმიანობის ხელშეწყობა, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობის მიღება და შესრულების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა, მინისტრისა და სამინისტროს სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპონდენციის დამუშავება, კლასიფიცირება და მინისტრისათვის მოხსენება, მინისტრის დავალებების შესრულების კონტროლი, სამინისტროს კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2012 წლის 1 მაისის ბრძანება №95 - ვებგვერდი, 03.05.2012წ.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2013 წლის 4 ივლისის ბრძანება №149 - ვებგვერდი, 05.07.2013წ.

    მუხლი 3. დეპარტამენტის ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს დეპარტამენტის დირექტორი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

2. დეპარტამენტის დირექტორი ანგარიშვალდებულია მინისტრისა და კურატორი მინისტრის მოადგილის წინაშე.

3. დეპარტამენტის დირექტორი:

ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს დეპარტამენტის საქმიანობას;

ბ) წარმოადგენს დეპარტამენტს დაკისრებული უფლება-მოვალეობების განხორციელებისას და პასუხისმგებელია დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე;

გ) ანაწილებს მოვალეობებს დეპარტამენტის მოსამსახურეებს შორის, აძლევს მათ მითითებებს და დავალებებს;

დ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლებისა და დაწინაურების შესახებ;

ე) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის შიდა სტრუქტურის, საშტატო ნუსხის, მუშაობის ორგანიზაციის, დეპარტამენტის მოსამსახურეების რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;

ვ) პასუხისმგებელია და ორგანიზებას უწევს სამინისტროს სისტემაში არსებული ოფიციალური კორესპონდენციის კლასიფიცირებისა და დოკუმენტთბრუნვის კოორდინაციის პროცესს;

ზ) უზრუნველყოფს სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში საშვის დაშვების რეჟიმის დაცვის ღონისძიებებს;

თ) კომპეტენციის ფარგლებში ხელს აწერს დეპარტამენტში მომზადებულ დოკუმენტაციას;

ი) უფლებამოსილია სახელმწიფო და კერძო სტრუქტურებიდან კანონმდებლობის შესაბამისად გამოითხოვოს საჭირო ინფორმაცია;

კ) შეიმუშავებს სამსახურებრივი დანიშნულების ინსტრუქციების პროექტებს და განსახილველად წარუდგენს სამინისტროს ხელმძღვანელობას;

ლ) სამინისტროს ხელმძღვანელობის წინაშე შუამდგომლობს დეპარტამენტის ფუნქციებისა და ამოცანების შესასრულებლად აუცილებელი სახსრების, მოწყობილობებისა და ინვენტარის გამოყოფის თაობაზე;

მ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა სამსახურებრივი მივლინების, კვალიფიკაციის ამაღლების და/ან სასწავლო პროგრამებში მონაწილეობის მიზანშეწონილობის შესახებ;

ნ) პერიოდულად ისმენს დეპარტამენტში შემავალი ქვედანაყოფების ანგარიშს მათ მიერ შესრულებული სამუშაოს თაობაზე;

ო) მინისტრს და კურატორ მინისტრის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს მათ მიერ გაწეული მუშაობის შესახებ;

პ) ასრულებს მინისტრისა და მინისტრის მოადგილეების ცალკეულ დავალებებს.

4. დეპარტამენტის დირექტორს ჰყავს მოადგილე (მოადგილეები), რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

5. დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილე:

ა) კომპეტენციის ფარგლებში, დეპარტამენტის დირექტორის მიერ განსაზღვრული უფლებამოსილებებისა და საქმიანობის სფეროების გათვალისწინებით, წარმართავს და ზედამხედველობს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა მიერ სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულებას;

ბ) მონაწილეობს დეპარტამენტში ოფიციალური კორესპონდენციის შემუშავების, განაწილებისა და განხილვის პროცესში;

გ) მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილისა და დეპარტამენტის დირექტორის დავალებების შესაბამისად ახორციელებს სხვა მოვალეობებს;

დ) დეპარტამენტის დირექტორის არყოფნის შემთხვევაში ასრულებს მის უფლებამოსილებას;

ე) ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილისა და დეპარტამენტის დირექტორის წინაშე.

6. დეპარტამენტის დირექტორის არყოფნისას, ორი ან მეტი მოადგილის შემთხვევაში, დეპარტამენტის დირექტორის წარდგინებითა და მინისტრის გადაწყვეტილებით დეპარტამენტის დირექტორის მოვალეობის ასრულებს ერთ-ერთი მოადგილე.

    მუხლი 4. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფები, მათი ფუნქციები და ამოცანები

1. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფებია:

ა) ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის სამსახური;

ბ) საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახური;

გ) სახელმწიფო შესყიდვების უზრუნველყოფის სამსახური;

დ) ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახური;

ე) მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახური;

ვ) ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახური.

2. ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით, დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის დავალებათა შესაბამისად, სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება და საბიუჯეტო ერთეულებამდე დაყვანა;

ბ) დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში, სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთის საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების, ასევე საერთაშორისო ორგანიზაციებში საქართველოს ფინანსური ვალდებულებების შესრულებისათვის შესაბამისი საბიუჯეტო გეგმების შემუშავება, დამტკიცება და დამტკიცებულ გეგმებში ცვლილებების განხორციელება;

გ) სამინისტროს ბიუჯეტის დაგეგმვის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადება და წინადადებების შემუშავება;

დ) დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

3. საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს სისტემაში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება კანონმდებლობის მოთხოვნათა შესაბამისად;

ბ) საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა, მათ მიერ წარმოდგენილ ანგარიშგებათა (ბალანსების) მიღება, ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა;

გ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების საბუღალტრო ანგარიშგების ანალიზისა და კონტროლის განხორციელება;

დ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში არსებული არაფინანსური აქტივების ბალანსიდან ჩამოწერისათვის შესაბამისი დოკუმენტაციისა და წინადადებების მომზადება, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ დაწესებულებებსა და საკონსულო დაწესებულებებში არსებული არაფინანსური აქტივების ჩამოწერის წინადადებების მომზადების კოორდინაცია;

ე) დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

4. სახელმწიფო შესყიდვების უზრუნველყოფის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სახელმწიფო ბიუჯეტით განსაზღვრული ასიგნებების ფარგლებში „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, სამინისტროს საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვების დაგეგმვა, ორგანიზაცია და განხორციელება;

ბ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონის მოთხოვნათა დაცვის უზრუნველყოფა;

გ) სახელმწიფო შესყიდვის განხორციელების მიზნით განცხადებების, ხელშეკრულების პროექტებისა და სხვა დოკუმენტების შემუშავება;

დ) სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ხელშეკრულების შესრულების მონიტორინგი, საქონლის, მომსახურებისა და შესრულებულ სამუშაოთა მიღების უზრუნველყოფა;

ე) სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოში წარდგენის მიზნით ოპერატიული, კვარტალური და წლიური ანგარიშების მომზადება;

ვ) დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

5. ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფების თანამედროვე, აპრობირებული კომპიუტერული სისტემებით უზრუნველყოფა;

ბ) სამინისტროს სისტემაში არსებული მონაცემთა ბაზების გაუმჯობესების მიზნით თანამედროვე ინფორმაციული ტექნოლოგიებისა და ახალი პროგრამული პროდუქტების შემუშავება, დანერგვა და გამოყენება;

გ) კომპიუტერული სისტემების გამართული და ეფექტური მომსახურებისათვის, ინფორმაციის დაცვის საიმედო, თანამედროვე პროგრამული და ტექნიკური საშუალებების გამოყენების უზრუნველყოფა;

დ) სამინისტროში არსებული ლოკალური კომპიუტერული ქსელის გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, კომპიუტერული ტექნიკის პროგრამული და სისტემური მომსახურება;

ე) სამინისტროს საერთაშორისო კომპიუტერული ქსელით (ინტერნეტი) უწყვეტად სარგებლობის ორგანიზება და სამინისტროს ოფიციალური ელექტრონული გვერდის (ვებგვერდი) ადმინისტრირება;

ვ) სამინისტროს ცენტრალურ აპარატსა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში ელექტრონული კავშირის სისტემის გამართული ფუნქციონირების ორგანიზება და ამ მიზნით სათანადო წინადადებების შემუშავება;

ზ) სამინისტროში მომხმარებლებთან მუშაობა, მომსამსახურეთათვის კომპიუტერულ და პროგრამულ პაკეტებზე მუშაობის წესების ახსნა, მომხმარებელთათვის წამოჭრილი პრობლემების გადაწყვეტა, პერიოდული სწავლების მოწყობა, შესაბამისი პროგრამული რესურსების რაციონალური განაწილება;

თ) სამინისტროს სპეციფიკიდან გამომდინარე კონკრეტული დანიშნულების პროგრამების მოძიება, შეგროვება, ახლის შექმნა და დაინტერესებულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში მათი დანერგვა;

ი) საცნობარო, საძიებო, ანალიტიკური და კომპიუტერული სისტემების შემუშავება;

კ) სამინისტროს პროგრამული და ადმინისტრაციული მართვის სისტემების მოდერნიზაცია და ამ მიზნით საზღვარგარეთის ქვეყნებთან და დონორ საერთაშორისო ორგანიზაციებთან ტექნიკური დახმარებისა და თანამშრომლობის პროექტების შემუშავება;

ლ) სამინისტროს შიდა სატელევიზიო ქსელით უზრუნველყოფა, ბალანსზე რიცხული კომპიუტერული და ორგტექნიკის მიმდინარე და კაპიტალური შეკეთება, მათი გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, შიდა სატელეფონო და საერთაშორისო კავშირების ორგანიზება.

6. მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს უძრავი და მოძრავი ქონების აღრიცხვა და მისი დაცვის კონტროლი;

ბ) კომპეტენციის ფარგლებში დაპროექტების, მშენებლობის, სარეკონსტრუქციო სამუშაოთა ორგანიზება და მათი ტექნიკური ზედამხედველობა;

გ) კომპეტენციის ფარგლებში, შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, სანიტარიულ-ჰიგიენური და სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება;

დ) მატერიალურ-ტექნიკური რესურსების საჭიროებაზე სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან მიღებული ინფორმაციის ანალიზი;

ე) დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების კუთვნილი და იჯარით აღებული შენობების ნორმალური საექსპლუატაციო მდგომარეობის უზრუნველყოფაზე კონტროლი;

ვ) სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტისა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებებისათვის საქართველოს მოქალაქის პირადობის მოწმობებისა და პასპორტების, სხვადასხვა სამოქალაქო აქტების ჩანაწერებისა და მკაცრი აღრიცხვის ბლანკების მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება და დადგენილი წესით დანიშნულების შესაბამისად მიწოდება;

ზ) სამინისტროს მიერ შესყიდული მატერიალური ფასეულობების მიღება, აღრიცხვა და დასაწყობება, სამინისტროს მოსამსახურეთა მოთხოვნით მატერიალურ ფასეულობათა დროულად მიწოდება, შესაბამისი მოთხოვნა-მიწოდების დოკუმენტაციის წარმოება;

თ) სამინისტროს საჭიროებისათვის სხვადასხვა დელეგაციებისა და მაღალი რანგის სტუმრებისათვის შეძენილი საპროტოკოლო საჩუქრების მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება და დანიშნულების შესაბამისად მიწოდება;

ი) სამინისტროს ბალანსზე რიცხული შენობა-ნაგებობების ტექნიკური მდგომარეობის ზედამხედველობა და მონიტორინგი;

კ) ადმინისტრაციული შენობების უწყვეტი ელექტროენერგიით, გაზითა და წყლით მომარაგების უზრუნველყოფა. ავტონომიური გათბობისა და საგენერატორო სისტემების, აგრეთვე სხვადასხვა საინჟინრო კომუნიკაციების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა;

ლ) კომუნალური და სხვა გადასახადების დროულად გადახდის მიზნით, შესაბამისი დოკუმენტაციის წარდგენა;

მ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების ადმინისტრაციული შენობების მშენებლობისათვის ტექნიკური დავალებების მომზადების ორგანიზება და მშენებლობის ზედამხედველობა;

ნ) საზღვარგარეთ დიპლომატიური წარმომადგენლობისათვის და საკონსულო დაწესებულებისათვის ადმინისტრაციული შენობის შეძენისას მათი ტექნიკური მდგომარეობის შესწავლა და ობიექტთა შეძენის მიზანშეწონილობის დასაბუთება დადგენილი წესით;

ო) სამინისტროს ბალანსზე რიცხული სატრანსპორტო საშუალებების ტექნიკურად გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, სამინისტროს ოფიციალური დელეგაციების სატრანსპორტო მომსახურების უზრუნველყოფა;

პ) საქართველოში დიპლომატიური მისიით ჩამოსული მაღალი რანგის სტუმრების ავტოსატრანსპორტო საშუალებებით მომსახურება;

ჟ) სამინისტროს მიღებათა დარბაზებში ოფიციალური შეხვედრების უზრუნველყოფა;

რ) სამინისტროს სანიტარიულ-ჰიგიენური მდგომარეობის მონიტორინგი და შესაბამისი სტანდარტებით მომსახურების უზრუნველყოფა.

7. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაცია არასაიდუმლო ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის მართვა, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება და შიდა ინფორმაციული წესრიგის უზრუნველყოფა;

ბ) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში უცხო პირთა დაშვების რეჟიმის დაცვის ორგანიზება;

გ) დადგენილი წესით სამინისტროს სახელზე შემოსული და სამინისტროდან გასული არასაიდუმლო და სავიზო-საკონსულო კორესპონდენციის რეგისტრაცია, კლასიფიცირება, სამინისტროს ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთათვის დროული მიწოდება, დავალებების უშუალო შემსრულებლებამდე დაყვანა და მათი შესრულების კონტროლის უზრუნველყოფა;

დ) მინისტრის ორგანიზაციული ხასიათის სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია და სამინისტროს სტრუქტურულ ქვედანაყოფთათვის მიწოდება;

ე) საქართველოს პრეზიდენტის, საქართველოს პრემიერ-მინისტრისა და სამინისტროს ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთა საკონტროლო დავალებათა შესრულების კონტროლის უზრუნველყოფა;

ვ) სამინისტროს სისტემაში დიპლომატიური კორესპონდენციის მიმოსვლის უზრუნველყოფა;

ზ) სამინისტროს სისტემაში საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტაციის აღრიცხვა და არსებული წესის თანახმად სამინისტროს არქივისთვის გადაცემის ორგანიზება;

თ)საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნათა შესაბამისად, სამინისტროს სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დოკუმენტების დაცვისა და საქმეთა წარმოების კონტროლი, სამინისტროს ქვედანაყოფების საქმეთა ნომენკლატურების შედგენის ორგანიზება და დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად საქმეთა ფორმირების შემოწმება;

ი) დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციისა და ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით სათანადო წინადადებების, რეკომენდაციებისა და სამსახურებრივი ინსტრუქციების შემუშავება;

კ) სამინისტროს ორგანიზაციულ-ადმინისტრაციული სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება;

ლ) მინისტრის ყოველდღიური საქმიანობის ხელშეწყობა, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობის მიღება და დადგენილი გრაფიკის შესრულების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა;

მ) მინისტრის მისაღების მუშაობის, მინისტრის მიერ სხვადასხვა რანგის სტუმრებისა და მოქალაქეთა მიღების ორგანიზება;

ნ) მინისტრის ბრძანებების, დავალებების, მინისტრის მიერ ჩატარებულ თათბირებსა და კოლეგიის სხდომებზე მიღებული გადაწყვეტილებების  შესრულების  კოორდინირება  და კონტროლი;

ო) მინისტრის დავალებების შესრულების მიზნით, სამინისტროს სტრუქტურულ ერთეულებს შორის ურთიერთობის კოორდინაცია და საჭიროების შემთხვევაში სამუშაო შეხვედრების მომზადების ორგანიზება;  

პ) მინისტრის სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპოდენციის დამუშავება, კლასიფიცირება და მინისტრისათვის მოხსენება;

ჟ) სამინისტროს სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპონდენციის განხილვა, დამუშავება და შესაბამის ადრესატებზე გაწერა,  განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი კორესპონდენციის შესახებ მინისტრის ინფორმირება;

რ) მინისტრის სახელით მოსამზადებელი ოფიციალური წერილების ფორმატის განსაზღვრა;

ს) აღსანიშნავ თარიღებთან დაკავშირებული ან სხვა სახის წერილების მომზადების უზრუნველყოფა, გარდა სამინისტროს რომელიმე სტრუქტურული ერთეულის კომპეტენციაში შემავალი წერილებისა;

ტ) სწორად შედგენილი და სათანადოდ შეთანხმებული დოკუმენტების მინისტრისათვის ხელმოსაწერად წარდგენის უზრუნველყოფა;

უ) სამინისტროს კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება;

ფ) საინფორმაციო ანალიტიკური მასალების სისტემატიზაცია და მინისტრისათვის წარდგენა;

ქ) კომპეტენციის ფარგლებში ანალიტიკური კვლევის უზრუნველყოფა;

ღ) მინისტრის მიერ დანიშნული თათბირებისა და მინისტრის ხელმძღვანელობით შექმნილი კომისიების სხდომების მომზადება, აგრეთვე ამ სხდომების ოქმების შედგენა;

ყ) მინისტრის დავალებით კოლეგიის სხდომების მომზადება და სხდომათა დღის წესრიგის შედგენის უზრუნველყოფა;

შ) მინისტრის ოფიციალური მოხსენებების, საზოგადოებრივი გამოსვლების, განცხადებების და ბეჭდვითი მედიისათვის განკუთვნილი მასალების მომზადების კოორდინაცია;

ჩ) სამინისტროს პრესისა და ინფორმაციის დეპარტამენტთან ერთად, ბრიფინგების და მასმედიის წარმომადგენლებთან შეხვედრების საინფორმაციო და ორგანიზაციული უზრუნველყოფა და მინისტრისათვის საჭირო მასალების წარდგენა;

ც) საზღვარგარეთ მინისტრის ვიზიტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება, მინისტრისათვის სასაუბროების და გამოსვლის ტექსტების მომზადებაზე კონტროლი და მინისტრისათვის მათი დროულად წარდგენის კოორდინაცია;

ძ) სამინისტროს პოლიტიკურ დეპარტამენტთან ერთად საზღვარგარეთ მინისტრის ოფიციალური ვიზიტების შედეგების ანალიზის საფუძველზე რეკომენდაციების, წინადადებებისა და შესაბამისი მასალების მომზადების კოორდინაცია, მათი შესრულების კონტროლი;

წ) მინისტრის მიერ დამტკიცებული საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს თანამდებობის პირთა ოფიციალური შეხვედრების ჩანაწერების, სატელეფონო საუბრების ჩანაწერებისა და სასაუბრო მასალების  მომზადების წესის შესაბამისად მინისტრის სატელეფონო საუბრების ჩანაწერების გაკეთება და მინისტრის მოადგილეებისა და დეპარტამენტის დირექტორებისათვის დროულად მიწოდება;

ჭ) მინისტრის დავალებით სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან საჭირო დოკუმენტების, მასალებისა და ინფორმაციების გამოთხოვა;

ხ) სამუშაო სპეციფიკიდან გამომდინარე სპეციალურ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება და მინისტრისათვის მოხსენება;

ჯ) მინისტრის  სხვა დავალებათა შესრულება.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2012 წლის 1 მაისის ბრძანება №95 - ვებგვერდი, 03.05.2012წ.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2013 წლის 4 ივლისის ბრძანება №149 - ვებგვერდი, 05.07.2013წ.

    მუხლი 5. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტში შემავალ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც დეპარტამენტის დირექტორის წარდგინებით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

2. სამსახურის უფროსი ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის წინაშე.

3. სამსახურის უფროსი კომპეტენციის ფარგლებში:

ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას;

ბ) პასუხისმგებელია დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის წინაშე სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე;

გ) თვალყურს ადევნებს და ზედამხედველობს მოსამსახურეთა მიერ მოვალეობების ჯეროვან შესრულებას, ახორციელებს მათ მიერ სამინისტროს შინაგანაწესის შესრულების კონტროლს;

დ) ორგანიზებას უწევს ამ დებულებით სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებას;

ე) დეპარტამენტის დირექტორს და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ;

ვ) ხელს აწერს და ვიზას ადებს სამსახურში მომზადებულ დოკუმენტებს;

ზ) კანონმდებლობით დადგენილი წესით დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით დეპარტამენტის დირექტორს წარუდგენს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეების თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლების ან დაწინაურების შესახებ;

თ) დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით წარუდგენს დეპარტამენტის დირექტორს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეთა რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;

ი) ასრულებს მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის ცალკეულ დავალებებს, ახორციელებს კანონმდებლობით მინიჭებულ სხვა უფლებამოსილებებს;

კ) სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში იძლევა მითითებებს სამსახურზე დაკისრებული ამოცანებისა და ფუნქციების განსახორციელებლად;

ლ) დეპარტამენტის დირექტორთან და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით ანაწილებს მოვალეობებს მოსამსახურეებს შორის;

მ) განიხილავს და ითანხმებს წინადადებებს სამსახურის თანამშრომელთა საზღვარგარეთ მივლინებაში გაგზავნის ფინანსური უზრუნველყოფის თაობაზე;

ნ) ითანხმებს სამსახურის მოსამსახურეთა შვებულებით სარგებლობის გრაფიკს.

4. სამსახურის უფროსს ჰყავს მოადგილე (მოადგილეები), რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2010 წლის 15 ივლისის ბრძანება  № 166 -სსმ III, № 89 , 21 .0 7 .2010; მუხ. 1299

Annotate